Bareinnahmen ohne Registrierkasse richtig ermittelt

05.02.2021 | Autor: Natalie Rau (ALMARON GmbH & Co KG
Grundsätzlich steht es Ihnen frei, ob Sie den Verkauf Ihrer Waren manuell oder mithilfe einer elektronischen Registrierkasse erfassen. Entscheiden Sie sich jedoch für die offene Ladenkasse, müssen Sie einen täglichen Kassenbericht erstellen, mit dem Sie Ihre Tageseinnahmen ermitteln.

Wenn Ihr Geschäftskonzept ermöglicht, ohne elektronisches Kassensystem zu arbeiten, können Sie weiterhin eine offene Kasse nutzen. Die ordnungsgemäße Verbuchung aller Einnahmen muss jedoch täglich erfolgen und aller Anforderungen erfüllen, die an eine elektronische Registrierkasse gestellt werden. Sie müssen also täglich einen Kassenbericht erstellen. Grundlage für Ihren Kassenbericht ist das Zählen der gesamten Bareinnahmen, wobei die Summe ausreicht. Die Anzahl der Münzen und Geldscheine muss nicht angegeben werden. Sie ermitteln also Ihre Tageseinnahmen rechnerisch. Anschließend wird das Ergebnis detailliert dokumentiert. Es ist somit nicht ausreichend, ein Kassenbuch zu führen. Am Ende des Tages wird der aktuelle Tagesendbestand an Bargeld gezählt und dokumentiert. Dieser Tagesendbestand bildet den Anfangsbestand des nächsten Tages. Selbstverständlich müssen dabei private Entnahmen subtrahiert und private Einzahlungen addiert werden. Nutzen Sie die kompetente Beratung der HZT Steuerberatungsgesellschaft, um sich über diese summarische Ermittlung der Einnahmen zu informieren.

Generell sind folgende Fragestellungen relevant:

  • Das Schriftbild sollte erkennen lassen, dass das Kassenbuch täglich gepflegt wird
  • Belege sollten aufbewahrt werden
  • Excel-Tabellen und Tabellenkalkulationsprogramme werden nicht als Kassenbuch akzeptiert
Letztlich werden Betriebsprüfer kontrollieren, ob die Eintragungen plausibel und durch Belege nachvollziehbar sind. Ein allzu einheitliches Schriftbild lässt vermuten, dass die Eintragungen nicht täglich gemacht und eventuell Zahlen erfunden wurden. Ebenso können Excel-Tabellen jederzeit nachträglich verändert werden. Das tägliche Führen des Kassenbuchs und der Kassenberichte ist Voraussetzung für die Einhaltung der Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung. Wenn Filialen vorhanden sind und die Kasseneinnahmen erst nach Geschäftsschluss abgeholt werden, darf der Kassenbericht am nächsten Tag erstellt werden.

Welche Firmen müssen eine Kasse führen?

Generell muss jedes Unternehmen, das Bareinnahmen hat, eine Barkasse führen und unterliegt gleichzeitig der Buchführungspflicht. Daraus resultiert wiederum die Verpflichtung, die Anforderungen der Paragrafen 140ff. der Abgabenordnung (AO) sowie der Paragrafen 238ff. des Handelsgesetzbuches (HGB) zu erfüllen.

Sie können jedoch nach wie vor allein entscheiden, ob Sie Ihren Aufzeichnungspflichten durch eine manuelle Aufzeichnung und einer offenen Kasse, einer elektronischen Registrierkasse oder einer PC-Kasse nachkommen. Es ist sogar möglich, von einem elektronischen Kassensystem zurück zu einer einfachen offenen Kasse zu wechseln.  

Was gilt für Einnahme-Überschussrechner?

Wenn Sie den steuerlich relevanten Gewinn mit einer Einnahme-Überschussrechnung (EÜR) ermitteln dürfen, müssen Sie keinen täglichen Kassenbericht anfertigen und auch kein Kassenbuch führen. Sie dürfen eine EÜR zur Gewinnermittlung nutzen, wenn Sie als Freiberufler eine nicht gewerbliche Tätigkeit selbstständig ausüben. Die Höhe des Umsatzes oder Gewinns hat darauf keinen Einfluss. Außerdem dürfen Einzelunternehmen mit einem Umsatz von jährlich weniger als 600.000 Euro und einem Gewinn unter 60.000 Euro ebenfalls eine EÜR statt einer Bilanz erstellen. Werden diese Grenzen überschritten, kann das zuständige Finanzamt einen Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung verlangen.

Bis dahin ist es ausreichend, alle erforderlichen Belege geordnet abzulegen. Barausgaben und Bareinnahmen weisen Sie durch Quittungen und Rechnungen nach. Entweder werden alle relevanten Belege in chronologischer Reihenfolge abgelegt oder die Einnahmen und Ausgaben werden handschriftlich oder in EDV-Listen eingetragen. Ihr Steuerberater wird Ihnen erklären, welche Art der Gewinnermittlung für Sie infrage kommt und Sie außerdem dabei unterstützen, die Steuererklärung für das Finanzamt zu erstellen.

Die Gewinnermittlung ist ein Kernbereich der Buchführung und Basis der Steuerfestsetzung. Deshalb sollten Sie sich ausführlich über die nötigen Formalitäten und Vorschriften informieren. Die HZT Steuerberatungsgesellschaft hilft Ihnen weiter, egal ob Sie Freiberufler sind oder über ein Unternehmen mit mehreren Filialen verfügen. Mit uns sind Sie in Sachen Steuern stets auf der sicheren Seite.

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